Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes, et qui répond de vos renseignements

UpFlow est une agence de services établie à Sherbrooke, au Québec. Nous construisons des sites web, des systèmes de réservation, des automatisations et des agents d’intelligence artificielle pour des entreprises.

Qui, exactement, répond de vos renseignements

Le responsable de la protection des renseignements personnels

La loi demande qu’une personne soit nommée et que son titre et ses coordonnées soient publiés (art. 3.1 al. 3). Cette personne est :

C’est lui qui lit cette boîte et qui traite votre demande.

2. Ce que nous recueillons, et pourquoi

Nous ne recueillons que ce dont nous avons besoin. La loi nous oblige à vous dire, sans que vous ayez à le demander, pourquoi nous recueillons un renseignement et par quel moyen (art. 8, 1° et 2°) — c’est ce que fait le tableau qui suit.

Nous n’avons ni compte client, ni portail, ni formulaire qui enregistre ce que vous tapez. Tout passe par le courriel et le téléphone. Si cela change, cette page changera avant.

Prospection. Si nous vous contactons sans que vous nous ayez écrit d’abord, nous nous identifions et nous vous disons comment nous dire d’arrêter. Nous n’envoyons jamais de message texte ni de courriel commercial sans votre consentement : il n’est jamais présumé. La loi est explicite là-dessus — un consentement qui n’est pas manifeste, libre, éclairé et donné à des fins précises « ne vaut pas » (art. 14 al. 4), et il ne vaut que pour la durée nécessaire à ces fins (art. 14 al. 3).

3. Quand nous travaillons pour votre entreprise

Pour construire votre site, votre système de réservation ou vos automatisations, vous pourriez nous donner accès à des renseignements sur vos clients — une liste de contacts, un agenda, un historique de rendez-vous. Des personnes qui ne nous connaissent pas et qui n’ont rien signé avec nous. Voici nos engagements sur ces renseignements-là.

1. Ils restent les vôtres. Nous les traitons pour vous, dans le cadre d’un contrat écrit. Vous n’avez pas à demander le consentement de votre clientèle pour nous les confier : l’art. 18.3 le permet quand la communication est nécessaire à l’exécution d’un mandat ou d’un contrat de service, à condition que le contrat soit écrit et porte les clauses que la loi énumère.

2. Nous ne nous en servons que pour vous. Pour faire ce que vous nous avez demandé, et pour rien d’autre. Pas pour nos statistiques, pas pour entraîner un modèle, pas pour un autre client.

3. Nous ne les gardons pas après la fin du contrat (art. 18.3 al. 2, 2°). Dans la mesure du possible, ils restent dans vos outils et vos comptes : nous y travaillons avec l’accès que vous nous donnez, et vous le retirez quand vous voulez.

4. Si un de vos clients nous écrit directement pour savoir ce que nous détenons sur lui, nous le dirigeons vers vous : c’est vous qui êtes responsable de ces renseignements-là au sens de la loi. Nous vous aidons à lui répondre, et nous ne laissons jamais sa demande sans réponse.

4. Combien de temps nous gardons vos renseignements

La règle : nous détruisons un renseignement quand la raison de l’avoir est atteinte. La loi ne fixe pas de durée ; elle fixe cette règle-là (art. 23). Chez nous, on détruit ; on n’anonymise pas.

5. Qui d’autre voit ces renseignements

Chez nous

Une seule personne : Philippe Giguère. Il n’y a ni employé, ni pigiste, ni stagiaire. Nous ne vendons ni n’échangeons aucun renseignement.

Nos fournisseurs, et ce que chacun reçoit vraiment

Ils n’ont le droit de se servir de vos renseignements que pour nous rendre le service demandé.

Le site charge ses caractères et ses images depuis nos propres serveurs : il n’appelle aucun autre service.

Vos renseignements peuvent être communiqués à l’extérieur du Québec

La loi nous oblige à vous le dire (art. 8 al. 2). Le seuil qui compte est le Québec, pas le Canada. Les trois fournisseurs ci-dessus traitent des renseignements hors du Québec : vos courriels chez Google, les pages du site chez Vercel, et la mesure d’audience chez Vercel si vous l’acceptez. Si vous la refusez, rien ne part.

Où nous en sommes avec l’article 17 — et nous le disons plutôt que de le taire

Avant de communiquer un renseignement personnel hors du Québec, l’art. 17 nous impose deux choses : une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée — écrire noir sur blanc ce que le fournisseur pourrait faire de vos renseignements, quelles protections il offre, et si le résultat est acceptable — et une entente écrite avec ce fournisseur, qui en tienne compte.

Personne d’autre

Nous ne communiquons vos renseignements à aucun tiers en dehors de ce qui est écrit ci-dessus, sauf si la loi nous y oblige ou si vous nous le demandez.

6. Vos droits, et comment les exercer

Ce que vous pouvez demander

Accès (art. 27). Savoir si nous détenons des renseignements sur vous, les consulter, et en obtenir une copie.

Rectification (art. 28). Faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque. Et faire supprimer un renseignement dont la conservation n’est plus autorisée par la loi — c’est par là que passe une demande d’effacement.

Retrait du consentement (art. 8, 4°). Retirer, en tout temps, un consentement que vous nous avez donné — par exemple pour recevoir des courriels commerciaux, ou pour la mesure d’audience du site.

Portabilité (art. 27 al. 3). Recevoir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements informatisés que vous nous avez fournis.

Comment faire

Écrivez à info@agenceupflow.com. C’est le moyen le plus rapide d’obtenir une réponse.

• Faites votre demande par écrit et donnez-nous de quoi vérifier votre identité (art. 30). Nous ne répondons pas à une demande anonyme : ce serait le moyen le plus simple d’obtenir les renseignements de quelqu’un d’autre.
• Nous répondons par écrit dans les 30 jours de la réception de votre demande (art. 32). Une absence de réponse dans ce délai équivaut à un refus, et vous ouvre un recours (art. 42).
• Si nous refusons, nous vous disons sur quelle disposition de la loi nous nous appuyons, quels recours vous avez et dans quel délai les exercer (art. 34).
• Si nous acquiesçons, nous vous remettons sans frais une copie du renseignement corrigé, ou une attestation de sa suppression (art. 35).
• Une demande d’accès refusée gèle la destruction du renseignement visé, le temps que vos recours soient épuisés (art. 36).

7. Les décisions prises par une machine

Nous ne prenons aucune décision vous concernant par un traitement entièrement automatisé. Une personne lit chaque message et répond elle-même.

Si cela devait changer, nous vous en informerions au plus tard au moment de vous annoncer la décision, nous vous dirions sur demande quels renseignements ont servi et pourquoi, et vous pourriez présenter vos observations à une personne qui a le pouvoir de la réviser (art. 12.1). Toute réponse produite par un agent d’intelligence artificielle serait identifiée comme telle.

8. Les témoins (« cookies »)

Le site n’utilise aucun témoin. Il garde seulement, dans votre navigateur, le choix que vous faites sur le bandeau de consentement, et pendant votre visite votre choix d’entrer avec ou sans le son, pour ne pas vous les redemander à chaque page. La mesure d’audience est éteinte par défaut : elle ne s’active que si vous l’acceptez, et vous pouvez changer d’avis en tout temps avec le lien « Gérer les témoins » au bas de chaque page.

Nous ne posons aucun témoin publicitaire ni aucun traceur. Le détail est dans notre politique des témoins.

9. Si quelque chose tourne mal

Nous tenons un registre de tous les incidents de confidentialité (art. 3.8), y compris ceux qui ne présentent aucun risque pour vous. Nous le conservons cinq ans (Règl. A-2.1, r. 3.1, art. 8).

Si un incident touchant vos renseignements présente un risque de préjudice sérieux (art. 3.5), nous avisons avec diligence la Commission d’accès à l’information du Québec, et nous avisons les personnes concernées. L’avis dit ce qui s’est passé et ce que vous devriez faire.

Si l’incident touche des renseignements que vous nous avez confiés sur votre clientèle, nous vous prévenons sans délai (art. 18.3 al. 2), y compris s’il ne s’agit que d’une tentative, et nous convenons avec vous de la façon d’aviser les personnes concernées.

10. Si vous n’êtes pas satisfait

La loi nous demande d’avoir un processus de traitement des plaintes et de le publier en termes simples (art. 3.2 al. 2). Le nôtre tient en trois gestes.

1. Écrivez-nous d’abord : info@agenceupflow.com. Nous accusons réception, nous examinons, et nous vous répondons par écrit. La plainte est traitée par le responsable de la protection des renseignements personnels nommé à la section 1.

2. Nous inscrivons ce que la plainte a révélé, et ce que nous avons changé.

3. Si notre réponse ne vous satisfait pas, ou si vous préférez ne pas passer par nous, vous pouvez porter plainte à la Commission d’accès à l’information du Québec, et exercer les recours prévus par la loi (art. 42 et suivants).

11. Modifications de cette politique

Si nous modifions cette politique, nous publions l’avis de modification sur cette page (art. 8.2) et nous mettons à jour la date d’entrée en vigueur en haut. Nous vous prévenons directement quand le changement touche ce que nous faisons de vos renseignements.

12. Nous joindre

Le courriel est le moyen le plus rapide. Si vous avez besoin d’écrire par la poste, demandez-nous l’adresse par courriel et nous vous la donnerons.